Note de service et note de synthèse : quelle est la différence ?

La note de service est un document interne qui circule dans une entreprise dans un «sens descendant» c'est-à-dire qu'elle va de la hiérarchie vers les échelons subalternes ( techniciens, employés, ouvriers) pour diffuser une information. La note de service est alors appelée «note d'information» lorsqu'elle a pour but d'informer ou alors, «note d'instruction» si elle vise la communication de certaines consignes internes à l'entreprise. La note de service, tout comme une lettre doit comprendre des éléments variables qui changent en fonction du destinataire (nom, fonction...), et des éléments constants qui sont identiques quel que soit le destinataire. De ce fait, la note de service peut avoir plusieurs destinataires et ne traiter que d'un seul sujet. En fonction du but du message à véhiculer, la note de service doit respecter certaines caractéristiques : d'une part, en ce qui concerne la rédaction, la note de service doit faire mention de la date d'émission, du ou des destinataires, de l'objet du message (s'agit-il d'un message pour convaincre, pour informer, pour négocier, pour expliquer... ) et bien évidemment du nom, de la fonction et de la signature de l'émetteur. D'autre part, en ce qui concerne la présentation, il faut rappeler que la note de service est un document «formel» qui se doit de préserver une certaine objectivité de l'information. Elle doit de ce fait être rédigée dans un langage neutre avec un vocabulaire soutenu, car l'expéditeur qui est généralement le directeur ou un cadre parle en son nom personnel et peut par conséquent être jugé par ses salariés à partir du message qu'il cherche à faire passer, et lorsque le langage n'est pas neutre et correct, la note de service peut susciter des réactions violentes venant de la part des subalternes, entraînant par conséquent des conflits au sein de l'Entreprise, ce qui n'est pas le résultat escompté. La note de synthèse quant à elle est demandée par un supérieur hiérarchique ou rédigée spontanément à son intention, et circule dans un sens ascendant. La note de synthèse a pour but d'informer le supérieur hiérarchique de certains faits ou circonstances qui doivent être portés à sa connaissance. Elle doit comporter en plus des mentions obligatoires de la note de service, le nom et le titre de l'émetteur mais, n'a par contre qu'un seul destinataire. Vous l'aurez donc compris, la différence entre la note de service et la note de synthèse se fait au niveau de l'émetteur, la première circule dans un sens descendant tandis que la seconde circule dans un sens ascendant !

Date de création : 30/01/2007 21:06
Contributions de Constance

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